вручную, с ассистентом, с автоматизацией
Это лонгрид для экспертов, авторов основателей зарытых клубов, который лучше прочитать сейчас, чем получить этот опыт в реальной жизни.
Жизнь основателя клуба по подписке с разным подходом к организации административных процессов.
Один и тот же основатель.
Клуб из 50 участников.
Чек 1 500 руб/мес.
Разница только в том, как устроено администрирование.
Проснулись. Ещё до завтрака открыли банк.
Двое оплатили ночью.
Добавили их в таблицу. Добавили в чат вручную. Отправили welcome-сообщение.
Потрачено: 15 минут.
Планировали переработать структуру контента в клубе.
Открыли таблицу подписок: у троих заканчивается подписка через 3 дня.
Нужно отправить напоминания.
Но это не просто "скопировать текст и отправить":
Вы думаете:
- Как сформулировать, чтобы не выглядеть назойливым?
- Кому из них писать в личку, кому в общий чат?
- Один из них недавно задавал вопрос — стоит ли напомнить ему прямо сейчас?
Эмоциональная нагрузка.
Отправили напоминания.
Потрачено: 20 минут.
Отложили работу над продуктом.
Открыли документ. Начали писать.
Сообщение от участника:
«Я оплатил вчера вечером в 22:00, почему меня до сих пор нет в чате?!»
Прерываете глубокую работу (написание поста)
Переключаетесь на административную задачу: открыли банк, нашли платёж, открыли таблицу, добавили в чат
Извинились перед участником
Потрачено: 15 минут на задачу.
Вы пытаетесь вернуться к посту. Но поток потерян.
Итого потрачено: 15 минут на задачу + 20 минут на возврат в поток = 35 минут.
Пишете. Наконец-то входите в поток.
Уведомление из банка:
Ещё один оплатил.
Вы знаете: если не добавить сейчас, забудете. Или он напишет через час с претензией.
Снова переключение.
Добавили в таблицу.
Добавили в чат.
Потрачено: 10 минут
+ снова потеря потока.
Пост так и не дописан.
Планировали обсудить коллаборацию: совместный эфир, который привёл бы новых участников в клуб.
Но у двоих закончилась подписка. Не продлили.
Нужно исключить.
Чувствуете эмоциональное напряжение:
Один из них — активный участник. Вы знаете его имя. Видели его вопросы.
Вы думаете: «Может, напишу ему лично? Спрошу, почему не продлил?»
Пишете. Ждёте ответ.
Он отвечает: «Извините, сейчас денег нет. Вернусь через месяц».
Вы: «Окей, понимаю».
Исключаете. Чувствуете дискомфорт.
Потрачено: 20 минут
+ эмоциональная нагрузка.
Звонок партнёру отложен.
Один оплатил. Добавили.
Потрачено: 10 минут.
Наконец дописали. Но получилось поверхностно — сил и времени не осталось.
Потрачено: 30 минут.
(Офферы, креативы, поиск площадок, переговоры с блогерами, настройка рекламных компаний…)
Планировали настроить рекламу, чтобы привлечь новых участников.
Но устали.
Отложили на завтра.
Вспомнили, что утром забыли отправить напоминание одному участнику (он был в отпуске, решили не беспокоить).
Теперь у него осталось 2 дня до конца подписки.
Отправили напоминание.
Вы весь день держали в голове: «Не забыть напомнить этому участнику».
Это отнимало внимание от других задач.
Двое оплатили.
Добавили.
Потрачено: 15 минут.
Думаете:«Завтра обязательно займусь стратегией и трафиком».
Но знаете, что будет то же самое.
Времени на администрирование:
3-4 часа (факт)
Времени на контекстные переключения:
+2-3 часа (скрытые потери)
Итого потеряно: 5-7 часов
Сделано:
Контент: 1 поверхностный
пост (30 минут)
Улучшение продукта: 0
Стратегия и развитие: 0
Трафик: 0
Коллаборации: 0
Эмоциональное состояние:
Усталость. Раздражение.
«Я оператор Excel, а не эксперт». Безысходность.
Открыли таблицу.
Ассистент добавил двоих ночью.
Хорошо.
Потрачено: 5 минут.
Планировали переделать структуру контента.
Сообщение от ассистента:
«У троих заканчивается подписка. Отправил напоминания».
Вы: «Хорошо».
Но через 10 минут:
Участник пишет вам в личку: «Мне пришло напоминание, но я уже продлил 2 дня назад!»
Вы ассистенту: «Почему не обновил таблицу?»
Ассистент: «Извините, забыл».
Вы участнику: «Извините, ошибка».
Потрачено: 15 минут
+ репутационный риск
+ стресс.
Работа над продуктом отложена.
Хотели позвонить партнёру, обсудить совместный эфир.
Сообщение от участника вам:
«Я оплатил вчера, почему меня нет в чате?»
Вы ассистенту: «Почему не добавил?»
Ассистент: «Извините, скриншот затерялся. Сейчас добавлю».
Вы переключаетесь с подготовки к звонку на разбор ситуации.
Потрачено: 10 минут.
Звонок партнёру переносите на послеобеденное время.
«Один оплатил, но платёж завис. Что делать?»
Вы: «Проверь банк ещё раз через час. Если не прошёл — попроси переоплатить».
Потрачено: 10 минут.
Открыли рекламный кабинет.
Звонок от ассистента:
«У двоих закончилась подписка. Исключить?»
Вы: «Проверь, может, они уже продлили».
Ассистент: «Один продлил, но я не обновил таблицу».
Вы бросаете рекламу, переключаетесь на контроль.
Потрачено: 15 минут.
Реклама отложена.
Вы хотели отправить участникам анонс нового формата контента.
Ассистент прислал список через час.
Вы проверили: в списке 3 человека, у которых подписка уже закончилась (он забыл обновить таблицу).
Исправили сами.
Потрачено: 20 минут.
Злитесь на ассистента. Не понимаете, что, когда ассистент занят администрированием клуба, он хуже справляется с другими поручениями.
Его внимание размыто. Он ошибается чаще.
Наконец-то сели за контент.
Написали пост за 40 минут. Не довольны, но переделывать нет сил.
Выбор: публиковать, как есть, либо отложить единственную единицу контента за сегодняшний день.
Двое оплатили после 18:00.
Ассистента уже нет.
Либо добавляете сами, либо участники ждут до завтра.
Добавили сами.
Потрачено: 10 минут.
Времени на контроль ассистента:
1-1,5 часа
Времени на исправление ошибок:
40-50 минут
Времени на контекстные переключения:
+1,5-2 часа (скрытые потери)
Итого потеряно:
3-4 часа
Сделано:
Контент: 1 пост (40 минут)
Улучшение продукта: 0
Стратегия и развитие: 0
Трафик: 0
Коллаборации: отложены
Эмоциональное состояние:
Усталость. Раздражение.
«Я микроменеджер. Плачу 50к/мес, но всё равно контролирую и выполняю не свои задачи».
Проснулись.
Пьёте кофе.
Читаете книгу.
Банк не проверяете — система всё сделала ночью.
Видите уведомление: «3 новых участника добавлены автоматически».
Закрыли.
Потрачено: 0 минут.
Никаких переключений. Никакой когнитивной нагрузки.
Открыли документ. Начали переделывать структуру контента в клубе.
Никто не прерывает.
Работаете в глубокой концентрации 2 часа.
Сделано: Новая структура готова. Участники получат больше ценности.
У вас есть энергия и ясность.
Пишете глубокий пост с кейсом. Участники активно обсуждают.
Потрачено: 40 минут.
Договорились о коллаборации: совместный эфир через неделю.
Это приведёт 10-15 новых участников.
Потрачено: 30 минут на стратегическое развитие.
Проводите консультацию. Зарабатываете 15 000 руб.
Система в это время:
Приняла 2 оплаты
Добавила участников за 1-3 минуты
Отправила 5 напоминаний о продлении
Исключила 1 человека, который не продлил (автоматически, без эмоциональной нагрузки)
Вы об этом даже не знаете.
Никаких прерываний.
Никаких переключений.
Запустили кампанию на привлечение новых участников или дали задание подрядчикам.
Потрачено: 1 час на трафик.
У вас есть энергия.
Делитесь идеей.
Участники благодарят. Обсуждают.
Потрачено: 30 минут.
Заходите в клуб. Видите вопросы.
Отвечаете. Помогаете. Общаетесь.
Это то, ради чего вы создавали клуб.
Потрачено: 40 минут на то, что вам по-настоящему нравится.
Телефон не трогаете.
Система работает. Кто-то оплатил в 21:00 — попал в чат в течении 3х минут.
Вы об этом узнаете завтра. Или не узнаете. Не важно.
Видите живое общение. Благодарности. Новые идеи от участников.
Улыбаетесь.
Времени на администрирование:
0 часов
Времени на контекстные переключения:
0 часов
Итого потеряно:
0 часов
Сделано:
Контент:
2 глубоких поста (1 час 10 минут)
Улучшение продукта:
новая структура (2 часа)
Стратегия и развитие:
коллаборация договорена (30 минут)
Трафик:
реклама запущена (1 час)
Общение с участниками:
40 минут
Консультация: +15 000 руб
Эмоциональное состояние:
Энергия. Вдохновение. Ясность. «Я эксперт. Я делаю то, ради чего создавал клуб».
В теории может показаться, что администрирование клуба — это простые задачи, которые не отнимают много времени. Но дело не только в расчётном времени, которое планируется на рутину.
Дело в скрытых потерях, которые съедают и время, и вашу продуктивность, и энергию, и мотивацию. Скрытые потери, которые сложно просчитать заранее и которые забирают вашу прибыль.
А именно эти потери осознаются обычно очень поздно. И обходятся очень дорого.
1. Контекстное переключение
(Cost of Switching)
Это главный пожиратель времени. Каждое ручное действие — не просто 3 минуты.
Это:
– Прерывание текущей глубокой работы (создание контента, проведение сессии, стратегия).
– Время на "вход в поток" административной задачи: найти таблицу, открыть чат, вспомнить, что нужно сделать.
– Время на "возврат в поток" к основной работе после прерывания.
Исследования показывают, что это может занимать до 23 минут.
2. Когнитивная нагрузка
(Cognitive Load)
Мозг эксперта загружен сложными задачами. Простые административные задачи вызывают ментальное сопротивление и прокрастинацию. Вы не делаете их сразу.
Вы откладываете, копите, а потом разбираете завал, что занимает ещё больше времени и сил.
3. Эмоциональная и коммуникативная нагрузка
Напоминание о продлении — это не просто отправить сообщение.
Это:
– Подумать, как сформулировать, чтобы не выглядеть назойливым.
– Обработать ответное сообщение: «Спасибо, оплачу завтра», «А можно вопрос?», «У меня проблемы с картой».
Сожаление и дискомфорт при удалении человека из чата. Это эмоционально затратно.
4. Ошибки и их исправление
В ручном режиме они неизбежны:
– Отправили напоминание не тому.
– Пропустили чей-то платёж в выписке.
– Забыли удалить того, кто не оплатил.
Каждая ошибка – это дополнительно 5-10 минут, репутационный риск и порция стресса.
Вручную — вы администратор.
С ассистентом — вы микроменеджер.
С автоматизацией — вы эксперт.
Автоматизация — это не про удобство.
Это про возвращение к тому, ради чего вы создавали клуб:
Делиться опытом.
Помогать людям.
Развивать проект.
Реализовывать свой потенциал и зарабатывать на том, что вам нравится.
Хотите так же?
Кнопка консультации в закрепе. Бесплатно разберём ваш проект и покажу, как встроить автоматизацию за 2 недели.
Сделаю всё под ключ!
A.Legos [ Клуб по подписке под ключ ]